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Conditions d'utilisation    Copyright

Guide de l'utilisateur

Le présent guide d'utilisation a été conçu comme une référence à laquelle vous pouvez vous référer si vous avez besoin d'aide ou si vous avez des questions concernant l'utilisation du logiciel. Au cas où le présent guide ne répondrait pas à vos questions, n'hésitez pas à consulter également la section Questions fréquentes, ou à nous les adresser directement. Le site support.wyzio.com a été créé pour vous faciliter la tâche à cet égard.

Par où commencer ?
Tout d'abord, vous devez avoir reçu un email de confirmation de la part de Wyzio : lisez-le attentivement et conservez vos identifiants de connexion pour une utilisation ultérieure. Vous pouvez ensuite cliquer sur le lien fourni, le copier puis le coller dans votre navigateur, ou simplement saisir l'URL suivante dans la barre d'adresse de votre navigateur :
https://wyzio.com.
Introduction à l'interface utilisateur

Bienvenue sur Wyzio

Vous trouverez ici un guide rapide sur les différents éléments de l'écran, les différentes méthodes de navigation, comment effectuer certaines tâches spécifiques et même quelques astuces.

Mais avant de commencer, voici quelques-unes des choses que vous pouvez faire avec notre logiciel, dès à présent (d'autres fonctionnalités seront ajoutées à l'avenir) :
– Gérer les contacts
– Gérer les factures d'achat
– Gérer les factures de vente
– Gérer les factures de vente Commandes
– Gérer toute la comptabilité d'une entreprise, y compris les rapports, la TVA, les taxes, la génération de factures, la journalisation, la clôture complète et la réouverture des périodes comptables.
– Gérer les budgets par période, par département, y compris les sous-budgets
– Gérer les feuilles de temps pour un client, une commande, y compris les différentes tarifications par employé, client, période de temps
– Gérer les salaires et les fiches de paie, sur la base des normes légales en vigueur dans le pays, avec une adaptabilité et une facilité d'utilisation possibles
– Gérer les documents de votre entreprise et de vos employés, avec des en-têtes spécifiques à l'entreprise
– Gérez les articles, y compris les catégories d'articles et les stocks
–Recevez vos factures par email, incluez-les automatiquement dans le système, et gérez-les avec des balises et toutes les informations pour la comptabilité 

Ok, maintenant jetons un coup d’œil sur l’interface du système :

Sur la gauche, vous pourrez voir le menu principal, et si vous cliquez sur le premier élément sous le nom de Wyzio, le menu se développera.

Pour que le menu se referme de nouveau, vous pouvez soit
– cliquer n'importe où ailleurs que dans le menu, sur votre écran
– cliquer sur la flèche pointant vers la gauche qui a remplacé l'icône de développement
– sélectionnez un module dans le menu et ouvrez-le

Les boutons thésaurus seront utilisés partout dans le système, chaque fois que vous souhaiterez enregistrer, annuler des modifications ou exporter des données d'un module - mais nous en reparlerons plus tard.

Et maintenant, le menu Avatar ! De là, vous pouvez modifier les paramètres de votre compte, changer l'image de votre avatar ou vous déconnecter du système en toute sécurité.

Navigation

Pour naviguer dans le système, il est fortement conseillé d'utiliser une souris d'ordinateur, même si la plupart des actions seront également réalisables avec le clavier.
Listes - Une fois qu'un élément est sélectionné dans une liste (par exemple, la liste des contacts), l'utilisation des flèches haut et bas de votre clavier permettra de sélectionner l'élément suivant au-dessus ou au-dessous de la sélection actuelle. Vous pouvez également sélectionner n'importe quel élément de la liste en cliquant simplement dessus.

Détails – Pour voir les détails d'un élément sélectionné, vous pouvez soit appuyer sur la touche entrée de votre clavier, soit double-cliquer sur cet élément.

Sélections spéciales – Dans certaines listes, vous pourrez sélectionner plusieurs éléments en même temps. Le type de sélection peut également varier, en fonction des touches sur lesquelles vous appuyez. La première combinaison de touches vous permettra de sélectionner un premier élément (A), puis tous les éléments jusqu'à l'élément secondaire sélectionné (B). Pour ce faire, sélectionnez un premier élément, puis maintenez les touches suivantes de votre clavier en utilisant simultanément le clic gauche de votre souris pour sélectionner le deuxième (et dernier) élément que vous souhaitez :

– Sur les ordinateurs Windows et Linux :

  • Maj + click

  • – Sur les ordinateurs MacOS :

  • shift + click

  • La deuxième combinaison de touches vous permettra de sélectionner plusieurs éléments, individuellement, mais cette fois sans sélectionner les éléments entre eux :
    – Sur les ordinateurs Windows et Linux :

  • ctrl + click

  • – Sur les ordinateurs MacOS :

  • cmd + click

  • Tip : si vous avez une grande sélection à faire, vous pouvez aussi combiner les deux méthodes en utilisant la première pour sélectionner la plupart des éléments, puis en utilisant la deuxième méthode pour exclure ou inclure d'autres éléments à votre sélection.

    Navigation générale des modules

    Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour naviguer dans le système, en fonction de vos habitudes ou de vos préférences. Vous pouvez utiliser le menu à gauche, ou les onglets des modules déjà ouverts en haut de l'écran.

    Le système permet d'ouvrir 12 modules en même temps, mais vous ne pouvez travailler qu'avec une seule série de données non sauvegardées à la fois. Si vous devez utiliser un autre module, enregistrez vos modifications ou supprimez-les avant de naviguer vers un autre module. Si vous avez plus de 12 modules ouverts en même temps, fermez certains d'entre eux pour pouvoir en ouvrir d'autres.

    Tip : le rafraîchissement de la page ferme tous les onglets de modules ouverts à la fois, sauf celui en cours
    – (appuyez sur F5 sous Windows ou Linux, ou cmd+R sous MacOSX pour rafraîchir votre page actuellement ouverte)

    Guide général de tri et de filtrage des listes

    Tri
    Sur toutes les listes du système, vous pourrez trier les colonnes pour que les données soient contenues dans un certain ordre. Par exemple, dans la liste des contacts, vous pourrez trier les contacts par ordre alphabétique par (dernier) Nom, par attribution de Rôles ou par type de contact.

    Toutes les listes ont un ordre de tri par défaut : chronologiquement, alphabétiquement par nom, et ainsi de suite.... Cet ordre de tri par défaut est représenté par une icône de tri différente : au lieu de représenter deux flèches l'une sur l'autre, vous ne verrez qu'une seule flèche pointant vers le haut (ascendant) ou vers le bas (descendant). En cliquant sur l'une des icônes de tri dans la liste, vous obtiendrez le même effet, soit de supprimer l'ordre de tri précédent, et de trier la liste par ordre croissant ou décroissant, en fonction du type de données présentes dans la colonne que vous triez.

    Filtrage
    Le filtrage est légèrement différent du tri, selon le module et le type de filtrage que vous pouvez appliquer. Mais expliquons-le à l'aide d'exemples :

    1) Vous voulez filtrer tous les contacts, qui ont un rôle de fournisseur (et seulement eux), avec un nom qui contient les lettres « es ».

      Allez au module Contacts
      Cliquez sur la case à cocher Fournisseur

    La liste est filtrée et ne contient que les contacts ayant le rôle de fournisseur Dans le champ de filtrage Nom, saisissez « es »

    La liste est filtrée et ne contient que les contacts ayant un rôle de fournisseur ET les lettres « es » (dans cet ordre spécifique)

    2) Vous voulez trouver toutes les entrées de Journal relatives à une date spécifique (25 décembre 2021), avec une restriction sur le type d'entrée (vous ne voulez voir que les factures d'achat).

      La liste est filtrée et contient uniquement les factures d'achat.
      Allez dans le module Journal
      Cliquez sur le menu déroulant Type et choisissez le type « Facture d'achat »
      Cliquez sur le champ Date et saisissez votre filtre de date

    Maintenant, la liste présente toutes les entrées de journal avec un type Facture d'achat, et une valeur de date de 25.12.2021 !

    Filtres avancés
    Sur la plupart des listes du système, vous pourrez utiliser des filtres avancés. Ces filtres présentent des options que vous ne pouvez pas définir dans la liste. Par exemple, vous pourrez trouver un contact sur la base d'une adresse de ville spécifique. Vous pourrez trouver une facture d'achat avec une date de valeur de paiement spécifique.

    Comment les utiliser ? En cliquant sur l'icône en forme d'entonnoir en haut à droite des listes.

    Comment se connecter à Wyzio ?

    Afin de vous connecter au système, vous aurez d'abord besoin de 3 informations

    1. Votre adresse e-mail
    2. Votre mot de passe
    3. Le code temporaire OTP à 6 chiffres, appelé « code d'accès »
    • L'adresse électronique doit être celle avec laquelle vous avez reçu vos identifiants, ou celle que votre administrateur informatique vous a donnée.
    • Si vous n'avez pas défini votre mot de passe, suivez le lien « J'ai oublié mon mot de passe » sur la page de connexion.
    • Le système utilise une authentification OTP à 2 voies (Wikipedia - OTP) : un code unique à 6 chiffres est généré par un algorythme qui identifie la personne par recoupement (l'utilisateur & le mot de passe, combiné au code d'accès spécifique, vous donne accès).

    Qu'est-ce que cela signifie, pour ma sécurité ?
    En termes simples, pour des questions de sécurité, cette méthode empêche tout utilisateur non autorisé d'accéder au système. Le code d'accès est changé toutes les 30 secondes, ce qui empêche quelqu'un de le deviner (il faut beaucoup plus que quelques secondes pour forcer brutalement un mot de passe à 6 chiffres).

    En outre, cela signifie que même si, éventuellement, quelqu'un pouvait obtenir votre adresse électronique et votre mot de passe, cet individu aurait toujours besoin du code d'accès !

    Qu'est-ce que cela signifie, pour moi ?
    Tout d'abord, vous devrez utiliser un autre logiciel pour générer les codes d'accès. Vous pourrez utiliser des modules complémentaires de navigateur (comme OTP-Safe for Chrome), une application pour smartphone comme Google Authenticator, FreeOTP de Red Hat (pour Android ou pour iPhone). Toutes ces applications sont des logiciels gratuits.

    Puis, vous aurez besoin du code QR généré par le système pour votre compte utilisateur. Ce code QR peut éventuellement changer si vous faites des modifications sur votre compte, comme le changement de mot de passe ou d'adresse e-mail, donc assurez-vous de toujours mettre à jour ce code lorsque vous modifiez votre compte. Le code QR ressemble à ceci :

    URL de Wikipédia encodée dans un code QR

    (note : cette image est une représentation QR de l'URL http://fr.wikipedia.org)

    Une fois que vous avez le code QR, il suffit de le scanner avec votre application de génération d'OTP pour lui permettre de générer des codes OTP. Désormais, il vous suffira de cliquer sur l'application pour générer un code OTP, puis de l'utiliser sur le champ Code d'accès, dans la page de connexion, avec vos autres identifiants.

    Maintenant que vous avez toutes les informations nécessaires, vous pouvez utiliser le navigateur de votre choix ou suivre le lien direct ici :

    https://wyzio.com

    Vous devriez voir la page de connexion de l'application

    Après avoir saisi toutes les informations demandées, cliquez sur “Envoyer&rdquo ; pour découvrir le cœur de l'application.

    Pour votre information, sachez qu'un utilisateur ne peut pas être connecté au système depuis différents endroits en même temps :

    • Si vous vous déconnectez dans un onglet de votre navigateur, votre compte sera considéré comme « déconnecté » partout ailleurs aussi &ndash ; et toutes vos actions non sauvegardées seront perdues.
    • Si vous vous connectez avec succès avec votre compte sur un autre navigateur (par exemple : vous êtes déjà connecté avec Firefox et tentez de vous connecter avec Chrome), votre connexion précédente sera fermée, et toutes vos actions non sauvegardées seront perdues.
    Comment se déconnecter de Wyzio ?

    Pour vous déconnecter du système, vous avez deux options :

    1. Cliquez sur le menu Avatar, en haut à droite de l'écran, et sélectionnez « LOG OUT »
    2. Fermez la fenêtre de votre navigateur. Votre compte sera automatiquement déconnecté du système après 30 minutes.

    Veuillez considérer que la première option est la meilleure.

    Comment gérer vos informations personnelles ?

    Mon compte

    Ce module contient toutes vos informations personnelles et de contact. Vous n'avez besoin d'aucune autorisation pour y accéder. Vous avez deux façons différentes d'entrer dans « Mon compte »:

    1. En cliquant sur « Mon dossier » dans le menu, puis sur « Mon compte »
    2. En ouvrant le menu Avatar et en choisissant « Mon compte »

    Dans ce module, vous pouvez modifier ou saisir toutes les informations vous concernant, comme vous le feriez pour n'importe quel contact. La section Communication est présentée ci-dessous, puis les sections Adresse, Compte bancaire et Sécurité et enfin, vous trouverez la section Système.

    1. Section communications

      Dans cette section, vous trouverez tous les champs qui concernent la communication, tels que le téléphone ou l'adresse e-mail


    2. Section adresse
      • Pour créer une adresse : Vous pouvez saisir ici toutes les adresses auxquelles vous êtes lié. Pour enregistrer, cliquez sur le bouton « Save » situé en haut à gauche, en dessous du menu avatar.
      • Pour en ajouter une autre : après la création de la première adresse, utilisez le bouton « click to add+ » à côté du « Address Name » bleu. N'oubliez pas d'enregistrer ensuite.
      • Tip : le champ « A l'attention de » sera affiché entre le nom et l'adresse, vous pouvez l'utiliser, par exemple, pour les adresses de type « c/o ».
      • Le champ Région dépend de la valeur Pays.
      • Note : la première adresse sera utilisée comme référence dans tout le système, donc veuillez vous assurer que la première adresse est votre adresse principale.
      • Tip : vous pouvez choisir n'importe quelle adresse après la première et la déplacer à la première place, pour qu'elle devienne votre adresse principale, à tout moment. Pour ce faire, il suffit de «glisser-déposer » le nom de l'adresse souhaitée sur la première.
      • Pour supprimer : Pour supprimer une adresse, cliquez sur l'icône en forme de croix à côté du nom de l'adresse. Si vous avez supprimé une adresse par erreur, vous pourrez toujours « Discard » vos modifications avec le bouton dit à côté de « Save ». N'oubliez pas d'enregistrer après avoir supprimé l'adresse.

    3. Section compte bancaire
      • À créer : Vous pouvez saisir ici tous les comptes bancaires que vous utilisez. Pour sauvegarder, cliquez sur le bouton « Save » situé en haut à gauche, sous le menu avatar. Vous trouverez ci-dessous quelques explications sur le type de valeurs attendues :
        • Nom : le nom du compte bancaire. Veuillez utiliser un nom distinctif, simple et facile à identifier, pour vous faciliter la tâche par la suite.
        • Numéro de compte : le numéro de compte bancaire, avec un formatIBAN, comme tel : CH9300762011623852957. Après avoir quitté le champ, le numéro de compte sera formaté de manière plus conviviale.
        • SWIFT/BIC : le code SWIFT/BIC correspondant de la banque, concernant ce compte spécifique.
        • Nom de l'établissement / de la banque : ce champ est destiné à définir le nom de l'établissement bancaire où se trouve le compte, mais vous ne le verrez qu'ici.
        • Adresse / Remarques : vous pouvez utiliser ce champ pour entrer toute information pertinente concernant le compte : votre nom de contact dans la banque, la personne qui en est responsable dans votre entreprise, n'importe quoi.
        • N'oubliez pas d'enregistrer après avoir saisi vos informations ou les avoir modifiées.
        • Tip : si vous ne voulez pas entrer toutes les informations maintenant, vous pouvez entrer seulement le Nom et laisser tout le reste en blanc. Mais si vous saisissez un numéro de compte, par exemple, vous devrez également saisir les autres informations.
      • Pour ajouter : pour entrer un autre compte bancaire après le premier, utilisez le bouton « cliquez pour ajouter » à côté du nom bleu de la banque. Entrez vos informations et n'oubliez pas d'enregistrer ensuite.
      • Note : les noms de chaque compte seront utilisés comme référence dans tout le système, veillez donc à utiliser des noms uniques et reconnaissables.
      • Tip : vous pouvez déplacer n'importe quel compte bancaire (après le premier) et le mettre à la première place, pour qu'il devienne votre compte principal, à tout moment. Pour ce faire, il suffit de « glisser-déposer » le nom de l'adresse souhaitée sur le premier. Cela n'a aucun impact réel sur le système mais cela peut avoir un impact sur votre humeur.
      • Pour supprimer : pour supprimer un compte bancaire, cliquez sur l'icône en forme de croix à côté du nom du compte bancaire. Le processus de suppression des comptes bancaires fonctionne exactement comme la suppression des adresses.

    4. Section sécurité

      Tip : aucune idée pour votre mot de passe ? Vous pouvez utiliser de nombreux sites web différents pour en générer un pour vous, il suffit de faire une recherche sur le web pour en trouver un. De plus, votre navigateur internet peut aussi probablement vous en suggérer un.

      • Dans la section Sécurité, vous pourrez :
        • Changer votre mot de passe
        • Voir votre QR Code
      • Tip 2 : vous pouvez aussi utiliser « l33t speak » pour mémoriser facilement vos mots de passe , comme « R3m3mb3r*th12&p455w0rd »

      • A propos du mot de passe
      • Vos mots de passe doivent respecter les règles suivantes pour être acceptés par le système :
        • Votre mot de passe doit contenir au moins 8 caractères
        • Votre mot de passe doit contenir au moins 1 caractère minuscule : (abcdefghijklmnopqrstuvwxyz)
        • Votre mot de passe doit contenir au moins 1 caractère majuscule : (ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ)
        • Votre mot de passe doit contenir au moins 1 chiffre : (0123456789)
        • Votre mot de passe doit contenir au moins 1 caractère spécial : (+"*รง%&/()=?`^![]{}-.,;:_)
      • A propos du code QR :
        • Le QR Code est spécifique à votre compte, il est donc fortement conseillé de scanner à nouveau le vôtre chaque fois que vous effectuez des changements dans le système - spécialement après une modification du mot de passe ou de l'email. Mais faites-le après avoir enregistré vos modifications, car les modifications du code QR se produisent après l'enregistrement.

    5. Section système

      Vous trouverez ici l'adresse email utilisée pour les scans de factures, expliquée dans la documentation Invoices Scan, ainsi que votre token personnel à utiliser pour la connexion EBICS et/ou fpour l'utilisation de l'API REST.

    Comment utiliser le menu Avatar ?

    Qu'est-ce qu'un avatar ? L'avatar est l'image qui représente votre entité sur le système. Vous verrez cette image en haut et à droite de votre écran à chaque fois que vous serez connecté.

    Il s'agit d'un avatar.

    Pour le gérer, il vous suffit de cliquer sur l'image représentant un portrait : une popup apparaîtra &ndash ; le menu avatar.

    Dans ce menu avatar, vous verrez trois options :

    • Modifier (sur l'image du portrait).

      (sous le portrait, votre nom et votre prénom)

    • Mon compte
    • Déconnexion

    « Mon compte » et « LOG OUT » les options sont assez évidentes, je ne les détaillerai donc pas ici. Cliquez sur « Editer » : une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous demandant de localiser un fichier.

    Tous les types de fichiers image courants sont autorisés ici (jpeg, jpg, png, gif). La taille idéale de l'image est de 200x200 pixels (format LinkedIn), mais si votre image est plus grande ou plus petite, elle sera redimensionnée.

    Une fois votre image sélectionnée, cliquez sur « ; OK » ; ou « ; Select » ; sur la fenêtre de sélection des fichiers (selon votre système et votre navigateur), et c'est tout ! Pas besoin d'enregistrer, les modifications sont automatiquement sauvegardées.

    Note : l'avatar n'est que graphique, il n'a aucun impact réel sur le système, si ce n'est de faire plaisir à vos yeux et de permettre quelques changements, parfois.

    Comment récupérer mon mot de passe ?

    J'ai oublié mon mot de passe, que puis-je faire ?

    En cas d'oubli de votre mot de passe, vous pouvez suivre la procédure décrite ci-dessous pour récupérer un nouveau mot de passe :

    1. Dans la page de connexion, cliquez sur « J'ai oublié mon mot de passe »
    2. Dans l'écran suivant, saisissez votre adresse électronique, puis cliquez sur « Envoyer »
    3. Sur l'écran suivant, vous devriez voir le message suivant : « L'email de récupération a été envoyé à votre adresse. », cliquez sur « Fermer »
    4. Vérifiez vos emails : dans les 2 prochaines minutes, vous devriez recevoir un e-mail avec un lien de réinitialisation du mot de passe. L'expéditeur devrait être no-reply@wyzio.com
    5. Note : Si vous n'avez pas reçu l'email, veuillez vérifier le dossier spam des emails, rafraîchir le dossier de la boîte de réception, réessayer à partir de l'étape 1. Si vous l'avez déjà fait, alors contactez notre équipe de support pour vous aider à récupérer votre accès au système.)
    6. Lorsque l'email a été be reçu, cliquez sur le lien dans les instructions d'activation, ou copiez/collez l'URL dans le champ de navigation de votre navigateur et appuyez sur la touche Entrée.
    7. Dans l'écran de récupération du mot de passe, définissez votre nouveau mot de passe.
    8. Puis, saisissez-le à nouveau sur le deuxième champ pour le confirmer, et cliquez sur « Submit ».
    9. Si toute la complexité de votre mot de passe était suffisante pour les exigences du système, vous verrez alors un nouvel écran pour confirmer la modification correcte de votre mot de passe. Cliquez sur « Aller au login » pour continuer.
    10. Et voilà ! Vous pourrez maintenant vous connecter normalement au système, en utilisant votre adresse e-mail, votre mot de passe nouvellement défini et votre précédent code OTP.

    Note : si vous utilisez les fonctionnalités intégrées de votre navigateur pour vous souvenir de vos identifiants ou de votre mot de passe, veuillez vous assurer que les informations sont correctes. Parfois, ces modules intégrés font les choses de manière erronée.

    Comment naviguer dans Wyzio ?

    Navigation

    Pour naviguer dans le système, il est fortement conseillé d'utiliser une souris d'ordinateur, même si la plupart des actions seront également réalisables avec le clavier.

    Listes - Une fois qu'un élément est sélectionné dans une liste (par exemple, la liste des contacts), l'utilisation des flèches haut et bas de votre clavier permettra de sélectionner l'élément suivant au-dessus ou en dessous de la sélection actuelle. Vous pouvez également sélectionner n'importe quel élément de la liste en cliquant simplement dessus.

    Détails - Pour voir les détails d'un élément sélectionné, vous pouvez soit appuyer sur la touche entrée de votre clavier, soit double-cliquer sur cet élément.

    Sélections spéciales : Dans certaines listes, vous aurez la possibilité de sélectionner plusieurs éléments en même temps. Le type de sélection peut également varier, en fonction des touches sur lesquelles vous appuyez. La première combinaison de touches vous permettra de sélectionner un premier élément (A), puis tous les éléments jusqu'à l'élément secondaire sélectionné (B). Pour ce faire, sélectionnez un premier élément, puis maintenez les touches suivantes de votre clavier en utilisant simultanément le clic gauche de votre souris pour sélectionner le deuxième (et dernier) élément que vous souhaitez :

    • Sur les ordinateurs Windows et Linux :
        maj + click
    • Sur les ordinateurs MacOS :
        shift + click

    La deuxième combinaison de touches vous permettra de sélectionner plusieurs éléments, individuellement, mais cette fois sans sélectionner les éléments intermédiaires :

    • Sur les ordinateurs Windows et Linux :
        ctrl + click
    • Sur les ordinateurs MacOS :
        cmd + click

    Tip : si vous avez une grande sélection à faire, vous pouvez également combiner les deux méthodes en utilisant la première pour sélectionner la plupart des éléments, puis en utilisant la deuxième méthode pour exclure ou inclure d'autres éléments à votre sélection.

    Navigation générale des modules

    Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour naviguer dans le système, en fonction de vos habitudes ou de vos préférences. Vous pouvez utiliser le menu à gauche, ou les onglets de modules déjà ouverts en haut de l'écran.

    Le système permet d'ouvrir 12 modules en même temps, mais vous ne pouvez travailler qu'avec une seule série de données non sauvegardées à la fois. Cela permet au système d'éviter l'effet de cascade : une erreur qui se répercute à plusieurs endroits, provoquant une exception générale et l'instabilité du système. Si vous devez utiliser un autre module, sauvegardez vos modifications ou abandonnez-les avant de naviguer vers un autre module. Si vous avez plus de 12 modules ouverts en même temps, fermez certains d'entre eux pour pouvoir ouvrir d'autres modules.

    Intuce : le rafraîchissement de la page ferme tous les onglets de modules ouverts en même temps, tous sauf celui en cours - (appuyez sur F5 sous Windows ou Linux, ou cmd + R sous MacOS pour rafraîchir votre page actuellement ouverte)

    Comment faire une recherche sur les champs ?

    Vous pouvez effectuer une recherche sur tous les champs du système, ou en utilisant les boîtes de saisie supérieures des listes ou des filtres avancés.

    Pour les champs de date :

    Vous pouvez utiliser toutes ces méthodes pour filtrer les dates :

    • Saisissez manuellement une date (par exemple : 31.12.2017, ou 31.12 ou 31.12.17). Vous pouvez utiliser des points (.), des traits (-) ou des barres obliques (/) comme séparateurs, mais le format attendu pour la date est DD/MM/YYYY. Vous pouvez omettre l'année, ou ne saisir que les deux derniers chiffres, le système autocomplètera votre saisie et l'affichera, formatée.
    • Utilisation du calendrier si vous cliquez à l'intérieur du champ, une popup de calendrier apparaîtra : cliquez sur une date et le filtre sera appliqué à la liste.
    • Utilisation des opérateurs et des entrées manuelles combinées :
      • « < » signifie «t ; plus petit que ».
        • Utilisation exemple : «t ; <15/01/2017 » renverra toutes les entrées dont la date est antérieure au 15 janvier 2017.
      • « > ; » signifie « plus grand que ».
        • Exemple d'utilisation : «t ; >25/02/2017 » renverra toutes les entrées dont la date est postérieure au 25 février 2017.
      • « <= » signifie «inférieur ou égal à ».
        • Utilisation exemple : « <=03/03/2003 » renverra toutes les entrées dont la date est antérieure au 3 mars, y compris le 3 mars.
      • « >= » signifie « plus grand que ou égal à ».
        • Utilisation exemple : « >=25/12/2012 » renverra toutes les entrées dont la date est postérieure au 25 décembre 2012, y compris ce jour particulier.
      • « <>> » signifie « différent de ».
        • Utilisation exemple : « <>>06/06/06 » renverra toutes les entrées avec une date, à l'exclusion de celles du 6 juin 2006.
      • « .. » signifie « filtrage par plage ».
        • Utilisation exemple : « 01/01/2016..31/01/2016 » renverra toutes les entrées dont la date est comprise entre le premier janvier et le trente-et-un janvier 2016 (les deux dates incluses).
      • « , » signifie « l'un ou l'autre » (connu sous le nom de « OU » filtre).
        • Utilisation exemple : « 06/07/2018,08/07/2018 » retournera toutes les entrées des deux dates (à l'exclusion du 07/07/2018 dans cet exemple. Vous pouvez également l'écrire avec un espace, comme ceci : « 06/07/2018, 08/07/2018 »

    Pour les champs numériques :

    Vous pouvez utiliser des opérateurs pour filtrer sur des fichiers numériques :

    • « < » signifie « plus petit que ».
      • Utilisation exemple : « <100 » retournera toutes les entrées avec un nombre inférieur à 100.
    • « > » signifie « plus grand que ».
      • Utilisation exemple : « >100 » retournera toutes les entrées avec un nombre supérieur à 100.
    • « <= » signifie « inférieur ou égal à ».
      • Exemple d'utilisation : « <=100 » renverra toutes les entrées dont le nombre est inférieur ou égal à 100.
    • « >= » signifie « supérieur ou égal à ».
      • Utilisation exemple : « >=100 » renverra toutes les entrées dont le nombre est supérieur ou égal à 100
    • « <>> » signifie « différent de ».
      • Utilisation exemple : « <>100 » renverra toutes les entrées dont le nombre est différent de 100.
    • « .. » signifie « filtrage par plage ».
      • Utilisation exemple : « 100..200 » renverra toutes les entrées dont le numéro est compris entre 100 et 200 (les deux nombres inclus).

    Pour les champs de texte:

    Vous pouvez filtrer le texte soit en tapant n'importe quel texte dans le champ, soit en excluant le texte de votre recherche. Si vous voulez trouver tous les enregistrements contenant le texte « Genève », tapez simplement le texte dans le champ de texte. Si vous voulez exclure « Genève » de votre recherche, tapez « <>Genève ». « <> » sont utilisés pour exclure du texte de la recherche. Si vous tapez « <> », le système recherchera tous les enregistrements ayant quelque chose dans le champ de texte.

    Comment trier une liste dans Wyzio ?

    Sur toutes les listes du système, vous pourrez trier les colonnes pour que les données soient contenues dans un certain ordre. Par exemple, dans la liste des contacts, vous pourrez trier les contacts par ordre alphabétique de (dernier) Nom, par attribution de Rôles ou par type de contact.

    Toutes les listes ont un ordre de tri par défaut : chronologiquement, alphabétiquement par nom, etc. Cet ordre de tri par défaut est représenté par une icône de tri différente : au lieu de représenter deux flèches l'une sur l'autre, vous ne verrez qu'une seule flèche pointant vers le haut (ascendant) ou vers le bas (descendant).

    Cliquer sur l'une des icônes de tri de la liste aura le même effet : supprimer l'ordre de tri précédent, et trier la liste par ordre croissant ou décroissant, en fonction du type de données présentes dans la colonne que vous triez.

    Comment filtrer une liste dans Wyzio ?

    Le filtrage est légèrement différent du tri, selon le module et le type de filtrage que vous pouvez appliquer. Mais expliquons-le à l'aide d'exemples :

    1. Vous voulez filtrer tous les contacts, qui ont un rôle de fournisseur (et seulement eux), avec un nom qui contient les lettres « es ».
      1. Allez dans le module Contacts
      2. Cliquez sur la case à cocher Fournisseur
      3. La liste est filtrée et ne contient que les contacts ayant un rôle de fournisseur
      4. Dans le champ de filtrage Nom, saisissez « es »
      5. La liste est filtrée et ne contient que les contacts ayant un rôle de fournisseur ET les lettres « es »
    2. Vous voulez trouver toutes les entrées de Journal liées à une date spécifique (25 décembre 2012), avec une restriction sur le type d'entrée (vous voulez seulement voir les factures d'achat).
      1. Allez dans le module Journal
      2. Cliquez sur le menu déroulant Type et choisissez le type « Facture d'achat »
      3. Cliquez sur le champ Date et saisissez votre filtre de date
      4. Maintenant la liste présente toutes les entrées de journal avec un type Facture d'achat, et une valeur de date de 25.12.2012
    Comment gérer les périodes comptables ?

    Ouvrir le module Périodes comptables dans le menu

    Dans cette page, vous allez pouvoir visualiser, et gérer toutes les périodes comptables de votre entreprise.

    Périodes comptables (vue en liste):

    Sur chaque période comptable, vous pouvez cliquer sur le « Triangle d'action » qui se trouve sur la dernière colonne à droite du tableau.

    • Colonne du triangle d'action
      • Si la période comptable sélectionnée est :
        • Ouverte et verrouillée, les options disponibles seront « Fermer », « Déverrouiller »
        • Ouverte et déverrouillée, les options disponibles seront « Femer », « Vérouiller »
        • Fermé et verrouillé, l'option disponible sera « Ouvrir » ;
          • Une période comptable ne peut pas être déverrouillée si elle est Fermée.
          • Il ne peut y avoir qu'une seule période comptable ouverte à la fois.
          • Il peut y avoir plusieurs périodes comptables inactives et fermées à la fois.
          • La fermeture d'une période comptable, tout comme la réouverture d'une période, créera toutes les entrées correspondantes dans le système
            (journal & grand livre, balance, et ainsi de suite...).
    • Ajouter une nouvelle période bouton (situé dans le coin inférieur droit du tableau) - Utilisez ce bouton pour créer une nouvelle période comptable
    • Comment sélectionner une période comptable dans la liste.
      • Cliquez sur n'importe quelle ligne de la liste pour la sélectionner : votre sélection sera mise en évidence dans une couleur bleu clair.
      • Avec un élément sélectionné, vous pouvez également utiliser les flèches haut et bas de votre clavier pour modifier votre sélection. Ou utiliser le clic gauche de votre souris pour sélectionner un autre élément.
    • Comment ouvrir les détails d'une période comptable dans la liste.
      • Il suffit de double-cliquer sur une ligne sélectionnée dans le tableau pour voir ses détails. Ou appuyez sur la touche entrée avec une sélection effectuée.

    Détails de la période comptable

    • Section générale
      • Année fiscale - De cinq ans dans le passé à cinq ans dans le futur, veuillez sélectionner l'année fiscale pour laquelle vous créez une période comptable. L'année fiscale doit être unique.
      • Règle de TVA - options possibles :
        1. Rémunération reçue
        2. Service convenu
        3. Non
        4. TDFN - Compensation reçue*
        5. TDFN - Service convenu*
        • *Les champs suivants n'apparaîtront que pour les règles TDFN :
        • Taux 1 - Veuillez saisir le taux correspondant, par exemple 1,5 pour 1,5% ou 5,00 pour 5 pour cent
        • Comptes du taux 1 - Veuillez sélectionner tous les comptes pour lesquels le taux correspondant doit être appliqué
        • Taux 2 - Veuillez saisir le taux correspondant, par exemple 1,5 pour 1,5% ou 5,00 pour 5 pour cent
        • Comptes à taux 2 - Veuillez sélectionner tous le(s) compte(s), pour lesquels le taux correspondant doit être appliqué.
      • L'attribution et/ou la modification de la règle de TVA est soumise à une approbation légale et a un impact sur la déclaration de TVA.
      • Début (date) - Vous permet de choisir le premier jour de la période (inclus)
      • Fin (date) - Vous permet de choisir le dernier jour de la période (inclus)
      • Par défaut et par commodité, la date de début de la période comptable créée utilisera le jour de fin de la période précédente, plus un jour.
    • La section verrouillage
      • Femer jusqu'au
        • Ceci vous permettra de verrouiller la période comptable pour des modifications jusqu'à la date donnée.
      • Curseur Déverrouillage
        • Ce curseur vous permet de déverrouiller la période, à partir de cette page.
    Comment gérer les contacts ?

    Qu'est-ce qu'un contact dans le système ? Pour mieux comprendre son fonctionnement, utilisons les déclarations suivantes:

    • Les clients et les fournisseurs sont des contacts
    • Tous les utilisateurs du système sont (au moins) des contacts
    • Un contact ne peut être qu'un contact, et rien d'autre
    • Un contact peut avoir plusieurs rôles en même temps, avec différentes informations liées à chaque rôle (ex : client, et fournisseur).
    • Tous les contacts sont liés à une entreprise, et à l'échelle de l'entreprise (les restrictions d'accès seront discutées plus tard)
    • Un contact peut être un individu ou une entreprise

    Maintenant que tout cela a été dit, créons notre premier contact.

    En utilisant le menu à gauche de l'écran, cliquez sur l'icône du menu Contacts pour ouvrir le module Contacts.

    Le module Contacts est ouvert, et vous pouvez maintenant voir une liste de tous les contacts de votre entreprise. Ici, vous pourrez utiliser des méthodes de tri, des méthodes de filtrage, et rechercher des informations très spécifiques dans toute la liste - mais nous y reviendrons plus tard. Tout d'abord, nous allons créer un contact. Cela vous permettra de mieux comprendre le fonctionnement des contacts dans le système, et de savoir exactement ce qu'il faut rechercher dans la liste, par la suite.

    Créer un contact

    Au-dessous de la liste, vous trouverez un petit bouton appelé « ajouter un nouveau contact ». Cliquez dessus pour ajouter un nouveau contact.

    Regardons l'écran détaillé d'un contact. Il est composé des sections suivantes :

    1. « Général »

    2. « Communications »

    3. « Relations »

    4. « Adresse »

    5. « Compte bancaire »

    1. Dans la section « Général », vous pourrez saisir des informations globales sur le contact, telles que :

    • S'agit-il d'une entreprise ou d'un particulier ?

    • Quel est le langage principal utilisé par votre contact ?

    • Quel est le pays d'origine de votre contact de type entreprise ?

    Dans la section Général, selon le type de votre contact, il vous sera demandé de saisir certaines informations obligatoires :

    • Pour les contacts de type société, seul le Nom sera demandé.

    • Pour les contacts de type Individuel, vous devrez saisir un Nom, et un Prénom. Il s'agit de champs obligatoires.

    2. « Communications ». Dans cette section, vous pourrez saisir un numéro de téléphone, un numéro de fax, un numéro de portable, ainsi qu'une adresse e-mail, et un site web.

    3. dans la section « Adresse », vous pourrez saisir autant d'adresses que vous le souhaitez pour le contact.

    • Si vous saisissez une adresse, le seul champ obligatoire sera son Nom. Il sera utilisé de deux façons :

      • comme titre de l'adresse, pour que vous puissiez choisir facilement la bonne adresse

      • comme sélecteur dans les menus dans les autres modules (pratique si vous avez plusieurs adresses pour ce contact)

    • Vous pouvez considérer le nom de l'adresse comme une étiquette pour cette adresse.

      Il s'agit du nom de l'adresse.

    4. Section « Compte bancaire » :

    • Si vous saisissez un compte bancaire, vous devrez saisir la plupart des informations avant de pouvoir l'enregistrer : seules les « Adresse / Remarques » ne sont pas obligatoires pour cette section.
    • Bien sûr, vous pouvez également sauvegarder un contact sans compte bancaire, si vous le souhaitez.

    Voici les champs que vous trouverez dans cette section :

    • Nom - De manière très similaire à celle des adresses, le Nom du compte bancaire sera utilisé comme « étiquette » dans l'ensemble du système.

    • Numéro de compte - Veuillez saisir ici le numéro de compte bancaire, avec un format IBAN (par exemple : CH5770382739639888406).

    • SWIFT / BIC - Veuillez saisir ici le code SWIFT ou BIC. C'est un code qui est utilisé dans les pays SEPA pour identifier, de manière unique, une institution bancaire. Par exemple, le code SWIFT de la Poste Suisse Postfinance est « POFICHBEXXX ».

    • Enfin, le nom de l'institution / de la banque est un moyen simple pour vous de nommer le compte bancaire d'une « manière moins visible ». Vous pouvez, par exemple, donner au compte bancaire un « Nom des fournisseurs », car vous envisagez de dédier ce compte bancaire spécifique à vos fournisseurs, et utiliser le champ Institution/nom de la banque pour donner à l'institution son véritable nom de banque. Sachez également que vous ne verrez que le « label » du compte bancaire dans le système, la plupart du temps.

    • Adresse / Remarques &ndash ; ici, vous pouvez entrer n'importe quoi, avec quelques exemples comme l'adresse de l'institution, le nom du gestionnaire du compte, un pourcentage d'intérêt d'épargne annuel, ou peut-être les informations de contact d'une personne connue au sein de la banque.

      NB : Sachez également que, selon le rôle que vous attribuerez au contact, il pourrait y avoir des informations supplémentaires demandées comme la date de naissance, la langue, la nationalité, l'email, par exemple.

    Modification d'un contact

    Pour modifier un contact, double-cliquez sur son nom dans la liste des contacts. Vous vous retrouvez dans la même page Détails que celle utilisée pour créer le contact, mais cette fois-ci avec les détails du contact sélectionné.

    Cliquez sur le champ où vous souhaitez modifier des informations, et modifiez tout ce que vous voulez. Sachez que, en fonction de vos autorisations et de certains paramètres, il se peut que vous ne puissiez pas supprimer des rôles, ou supprimer des informations obligatoires (comme l'adresse e-mail d'un contact ayant un rôle d'utilisateur, par exemple).

    Une fois vos modifications effectuées, n'oubliez pas de cliquer sur « Save » (pour conserver vos modifications) ou sur « Discard » pour revenir à l'état précédemment enregistré avant les modifications.

    Vous pouvez également ajouter ou modifier des adresses et des comptes bancaires.

    Pour les onglets spécifiques aux rôles, veuillez vous référer à la section correspondante du présent guide de l'utilisateur.

    Onglets de base des contacts

    Pour chaque contact dans le système, il existe un certain nombre d'onglets que l'on peut trouver en fonction de vos droits d'accès :

    1. Détails
    2. Documents
    3. Système
    4. Autres
    5. Journal d'activité

    Veuillez noter que l'utilisateur peut ou non avoir accès à tous les onglets mentionnés, en fonction des permissions qui lui sont accordées.

    L'onglet Détails présentera toutes les informations détaillées disponibles dans le système pour le contact.

    L'onglet Documents présentera toutes les informations disponibles pour le contact.

    L'onglet Documents présentera tous les documents liés directement au contact (documents importés par l'utilisateur, factures attribuées, et ainsi de suite...). Veuillez vous référer à la section Documents du présent guide de l'utilisateur pour de plus amples informations relatives aux documents du système.

    L'onglet Système contient des informations sur l'état du système.

    L'onglet Système contient un champ qui peut être utilisé pour enregistrer un identifiant unique provenant d'un système externe, permettant ainsi de synchroniser les contacts de Wyzio avec d'autres plateformes (par exemple, en reliant Wyzio à un système de CRM.

    L'onglet Autre présente trois onglets.

    L'onglet Autre présente trois sections. La première est un petit outil de CRM, vous permettant de garder une trace des activités que vous aviez avec vos clients et/ou fournisseurs. La deuxième est une section qui vous permet de créer des champs personnalisés dans le module Contacts. Vous pouvez avoir besoin/souhaiter avoir des informations supplémentaires auxquelles nous n'avons pas pensé et qui pourraient être très utiles pour votre entreprise. Tout champ créé dans cette section est consultable par le filtre avancé comme tout autre champ. La troisième section contient un champ « Tag ». Vous pouvez utiliser ce champ pour « taguer » vos contacts.

    L'onglet Journal d'activité montrera directement toute l'activité liée au contact actuel. Cela ajoute un niveau de sécurité au système en permettant la traçabilité des actions d'une personne.

    Comment attribuer un rôle à un contact ?

    Comment donner un rôle spécifique à un contact ?

    • Vous aurez besoin des permissions correspondantes pour attribuer des rôles

    Allez dans le module Contacts, entrez dans les détails du contact auquel vous souhaitez attribuer un rôle (soit en double-cliquant sur son nom, soit en appuyant sur entrée avec le contact sélectionné).

    Dans le cadre « Rôles », cliquez dans la case à cocher près du rôle que vous souhaitez ajouter - un nouvel onglet apparaît.

    Les rôles peuvent être attribués en fonction de la taille du contact.

    Si vous avez ajouté le Rôle client (contacts de type particuliers ou entreprises) :

    • Vous pouvez enregistrer en utilisant le bouton « Save » en haut à droite de votre écran. Rien d'autre ne vous sera demandé.
    • Vous pouvez passer à la section « Comment créer un client » de ce guide d'utilisation pour vous aider avec ce rôle.

    Si vous avez ajouté le Rôle fournisseur (contacts de type particuliers ou entreprises) :

    • Vous pouvez enregistrer en utilisant le bouton « Save » en haut à droite de votre écran. Rien d'autre ne vous sera demandé.
    • Vous pouvez passer à la section Comment créer un fournisseur » de ce guide d'utilisation pour vous aider avec ce rôle.

    Si vous avez ajouté le Rôle d'employé (particuliers uniquement) :

    • Vous aurez besoin des informations suivantes pour pouvoir enregistrer :
      • Dans l'onglet Détails :
        • Nom de famille du contact
        • Prénom du contact
        • Contact Nationalité
        • Contact Sexe
        • Contact Date de naissance
      • Dans l'onglet Personnel :
        • Type de permis du contact (permis de travail)
        • Date d'expiration du permis de contact

    Ce n'est qu'à ce moment-là que vous pourrez enregistrer (le système continuera à vous demander le numéro AVS du contact, mais ce n'est pas obligatoire). Vous trouverez plus d'explications sur l'onglet Personnel dans la section « Comment créer un employé » de ce guide d'utilisation.

    Si vous avez ajouté le rôle d'utilisateur:

    • Vous aurez besoin des informations suivantes pour pouvoir enregistrer :
      • Dans l'onglet Détails :
        • Nom de famille du contact
        • Prénom du contact
        • Adresse électronique du contact

    La sauvegarde sera alors possible, mais à ce stade, l'utilisateur créé ne pourra pas accéder au système : un mot de passe et le code OTP seront nécessaires.

    Dans ce cas, l'utilisateur ne pourra pas accéder au système.

      • Aller dans l'onglet Utilisateur et appuyer sur « Envoyer les instructions ». L'utilisateur recevra alors un courriel avec son QR Code et les instructions pour se connecter pour la première fois.
      • Veuillez également vérifier que les permissions accordées à l'utilisateur sont les bonnes, et que le statut de l'utilisateur est défini sur « Active » (le curseur doit être bleu).
    Comment créer un client ?
    • Vous avez déjà créé le contact avec tous les champs correspondants.
    • Vous avez déjà attribué le rôle de client au contact et enregistré vos modifications.

    Tip : un Client peut être une entreprise ou un individu.

    Si ce n'est pas déjà fait, rendez-vous dans le module Contacts.

    Double-cliquez sur le contact auquel vous venez d'attribuer le rôle de client (ou sélectionnez le contact dans la liste et appuyez sur la touche Entrée).

    Double-cliquez sur le contact auquel vous venez d'attribuer le rôle de client.

    Une fois sur la page des détails, cliquez sur l'onglet Client que vous pouvez voir à côté de l'onglet Détails.

    Maintenant vous pouvez voir les champs suivants
    (nota bene : tous les champs nommés avec « default » prendront les paramètres de l'entreprise s'ils ne sont pas renseignés, il n'est donc pas nécessaire de remplir tous les champs si vous voulez utiliser les valeurs définies au niveau de l'entreprise):

    • Unité d'affaires par défaut
      Il s'agit du service ou du département par défaut qui gère habituellement ce client, en fonction de la hiérarchie de votre entreprise et de ses unités d'affaires (voir « Comment gérer les unités d'affaires » section dans ce guide d'utilisation).

    • Compte par défaut pour les paiements
      Le compte habituel utilisé par ce client pour payer (valeur par défaut)

    • Compte d'attribution par défaut
      Le compte d'attribution qui sera utilisé pour la comptabilité de ce client (par exemple : 3000 Ventes de marchandises)
      tous les comptes visibles ici doivent avoir le filtre d'utilisation « Sales Invoices » activé

    • Compte de bilan par défaut
      Le compte habituel utilisé pour la comptabilité d'émission de ce client (par exemple : 1200 Clients)
      tous les comptes visibles ici doivent être de type « Bilan »

    • Devise de paiement par défaut
      La devise utilisée par le client pour le paiement (valeur par défaut).
      Selon la norme ISO pour les devises, cette liste utilise des abréviations ISO à 3 caractères, par exemple CHF pour les francs suisses, EUR pour les euros, aso...

    • Adresse de commande par défaut
      L'adresse qui sera utilisée par défaut lors de la création d'une nouvelle commande pour ce client

    • Adresse de facturation par défaut
      L'adresse qui sera utilisée par défaut lors de la création d'une nouvelle facture pour ce client

    • Numéro de TVA
      Le numéro de TVA du client, qui sera utilisé ultérieurement pour la génération des factures

    • Type de TVA
      Ce champ ne sera visible et modifiable que si le pays de votre entreprise est la Suisse. Sinon, il n'apparaîtra pas.
      Valeurs possibles :

      • Automatique
      • 220 - Revenus exonérés d'impôts
      • 221 - Recettes provenant de l'étranger
      • 230 - Recettes déclarées exclues du champ d'application de l'impôt pour lequel elles n'ont pas été optées
      • 235 - Diminutions de recettes
      • 280 - Divers (par exemple, la valeur des terrains)
    • TVA %
      Ceci est également basé sur le pays de l'adresse principale de l'entreprise. Pour la Suisse, vous verrez les valeurs réelles en pourcentage (7,7 %, 3,6 % et 2,5 %).

    • Délai de paiement demandé
      C'est le nombre de jours demandés au client pour payer ses factures. En général, c'est 30 jours en Suisse.

    • Marge de l'avis de retard
      C'est la période de temps qui s'écoulera, après le délai du délai de paiement demandé, avant qu'un avis de retard ne soit envoyé. Par exemple, si vous avez 30 jours pour les conditions de paiement demandées, et 30 jours pour la marge d'avis de retard, le système enverra le premier avis de retard 61 jours après la date de la facture.

    • Taux de remise du client
      Comme son nom l'indique, il s'agit du pourcentage de remise accordé à un client spécifique : il sera appliqué sur chaque facture de ce client.

    • La limite de crédit
      Il s'agit d'une limite annuelle de crédit pour ce client : il ne pourra pas avoir de factures ouvertes (impayées) pour un montant global supérieur à celui spécifié ici. Par exemple, si le montant spécifié ici est de 100,- (toujours utiliser la monnaie de l'entreprise ici), le client ne pourra pas avoir plus de 100,- impayés parmi toutes ses factures ouvertes auprès de l'entreprise.

    • Validité de la commande
      Donne le nombre de jours de validité d'une proposition de commande pour qu'un client l'accepte.

    • Note de facturation avancée
      Ce champ peut contenir une remarque qui s'affichera lors de la génération de factures via le module de facturation avancée, donnant par exemple un message d'avertissement pour vérifier que la facture est envoyée à la bonne adresse.

    Comment créer un fournisseur ?
    • Vous avez déjà créé le contact avec tous les champs correspondants.
    • Vous avez déjà attribué le rôle de fournisseur au contact et enregistré vos modifications.

    Tip : un Fournisseur peut être une entreprise ou un individu.

    Si ce n'est pas déjà fait, rendez-vous dans le module Contacts.

    Double-cliquez sur le contact auquel vous venez d'attribuer le rôle de fournisseur (ou sélectionnez le contact dans la liste et appuyez sur la touche Entrée).

    Double-cliquez sur le contact auquel vous venez d'attribuer le rôle de fournisseur.

    Une fois sur la page des détails, cliquez sur l'onglet Fournisseur que vous pouvez voir à côté de l'onglet Détails.

    Maintenant vous pouvez voir les champs suivants
    (nota bene : tous les champs nommés avec « default » prendront les paramètres de l'entreprise s'ils ne sont pas renseignés, il n'est donc pas nécessaire de remplir tous les champs si vous voulez utiliser les valeurs définies au niveau de l'entreprise):

    • Unité d'affaires par défaut
      Il s'agit du service ou du département par défaut qui gère habituellement ce client, en fonction de la hiérarchie de votre entreprise et de ses unités d'affaires (voir « Comment gérer les unités d'affaires » section dans ce guide d'utilisation).

    • Compte par défaut pour les paiements
      Le compte habituel utilisé par ce client pour payer (valeur par défaut)

    • Compte d'attribution par défaut
      Le compte d'attribution qui sera utilisé pour la comptabilité de ce client (par exemple : 3000 Ventes de marchandises)
      tous les comptes visibles ici doivent avoir le filtre d'utilisation « Sales Invoices » activé

    • Compte de bilan par défaut
      Le compte habituel utilisé pour la comptabilité d'émission de ce client (par exemple : 1200 Clients)
      tous les comptes visibles ici doivent être de type « Bilan »

    • Devise de paiement par défaut
      La devise utilisée par le client pour le paiement (valeur par défaut).
      Selon la norme ISO pour les devises, cette liste utilise des abréviations ISO à 3 caractères, par exemple CHF pour les francs suisses, EUR pour les euros, aso...

    • Numéro de TVA
      Le numéro de TVA du client, qui sera utilisé ultérieurement pour la génération des factures

    • Type de TVA
      Ce champ ne sera visible et modifiable que si le pays de votre entreprise est la Suisse. Sinon, il n'apparaîtra pas.
      Valeurs possibles :

      • 400 - Revenus exonérés d'impôts
      • 405 - Recettes provenant de l'étranger
      • Pas de TVA
    • TVA %
      Ceci est également basé sur le pays de l'adresse principale de l'entreprise. Pour la Suisse, vous verrez les valeurs réelles en pourcentage (7,7 %, 3,6 % et 2,5 %).

    • Conditions de paiement demandées
      C'est le nombre de jours demandés par le fournisseur pour payer ses factures. En général, c'est 30 jours en Suisse.

    • Répartition des frais de paiement
      C'est la façon dont les frais bancaires devront être répartis entre la société et le fournisseur. Par défaut, lors de paiements en Suisse ou de paiements SEPA, la répartition est « Frais partagés »

      • A la charge du bénéficiaire
      • Frais partagés
      • A la charge du donneur d'ordre
    Comment automatiser la réconciliation bancaire ?

    Pour automatiser le rapprochement bancaire, vous devez d'abord signer un contrat avec votre banque. Ces contrats portent des noms différents selon les banques, mais demandez le contrat EBICS.

    Une fois le contrat signé, vous pouvez alors utiliser le générateur de clés EBICS et l'initialisation de clés EBICS

    Nous supportons actuellement les banques suivantes :

    • UBS
    • Crédit Suisse
    • Raiffeisen
    • Postfinance
    • BCGe
    • BCV
    • BCF

    Si votre banque ne figure pas dans la liste, contactez d'abord votre banque pour savoir si une connexion EBICS existe, puis contactez-nous pour initier la communication avec votre banque.

    Comment gérer les unités d’affaire ?

    Les unités d'affaire doivent être utilisées comme une « représentation arborescente de la hiérarchie » à travers tout le système. Elle peut être utilisée, par exemple, pour attribuer des factures à un département défini de votre entreprise, ou pour commander des articles demandés par un autre département. L'objectif principal des unités d'affaire est de faire de la comptabilité analytique. Vous pourrez analyser votre compte de résultat par unité d'affaire, par exemple.

    Le module, lorsqu'il est vide, ne montre qu'une ligne en haut, avec un bouton « Cliquer pour ajouter » en bas à droite de la ligne. Dans le cas contraire, vous verrez l'« arborescence » des départements de votre entreprise.

    1) Créer une unité d'affaire est vraiment simple :

    • Utiliser le bouton « Cliquer pour ajouter »
    • Dans la fenêtre popup qui vient d'apparaître, saisissez un nom pour votre unité d'affaire.
    • Pour continuer, cliquez sur « Create » ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. C'est tout ! Sinon, cliquez sur « Cancel » pour abandonner la création.
    • La nouvelle unité d'affaire créée apparaît dans la liste.

    2) Pour modifier une unités d'affaire :

    • Déplacez votre unité d'affaire (en utilisant le glisser-déposer) où vous le souhaitez.
    • Vous pouvez également modifier son nom en double-cliquant dessus, ou en utilisant l'option « Modifier » dans le popup du triangle d'action. Ensuite, modifiez le nom dans la popup qui apparaîtra.

    3) Pour supprimer une unité d'affaire :

    • Cliquez sur le triangle d'action sur la même ligne que l'unité commerciale que vous souhaitez supprimer
    • Confirmer la suppression (OUI) ou l'interrompre (NON).
      • Note : vous ne pouvez pas supprimer une unité commerciale qui a été attribuée à des éléments dans le système. Vous devrez d'abord supprimer l'attribution afin de pouvoir supprimer l'unité d'affaire.

    4) Ci-dessous, vous trouverez un exemple (totalement inventé) d'arborescence d'unités d'affaire :

    • Administration
      • Direction
      • Ressources humaines
    • Ventes
      • Marketing
      • Ventes nationales
        • Ventes de matériel
        • Ventes de services
      • Ventes internationales
    • IT
      • Helpdesk
      • Développement
    • Achats
      • Stocks
      • Ventes

    Dans l'exemple donné, vous pouvez prendre le département « Stocks », sous « Achats », et le déplacer sous « Administration », si vous le souhaitez.
    Vous pouvez créer autant d'unités d'affaire que vous le souhaitez, les organiser avec autant de niveaux que vous le souhaitez, les renommer, les supprimer.... Une liberté totale.

    5) Pour exporter la liste des unités d'affaire :

    • Cliquez sur le bouton « Export Data » (sous le menu Avatar)
    • Le fichier est automatiquement téléchargé, avec un format Microsoft Excel (.XLSX).
      • Note : la hiérarchie des unités d'affaire ne sera pas affichée, les enfants seront placés sous leurs parents (sur la base de l'exemple ci-dessus, vous verriez, par exemple :).
        • Administration
        • Direction
        • Ressources humaines
        • Ventes
        • (et ainsi de suite...)
    Comment configurer les salaires ?

    Nous allons ici configurer toutes les options de salaire pour votre entreprise. Cette configuration dépend de deux choses principales:

    1. Le Pays où réside votre entreprise.
    2. L'année civile pour votre configuration. Tous les paramètres de salaire ici sont définis par année.

    Tip : veillez à sélectionner une année civile avant de configurer les sections décrites dans ce guide, sinon vous pourriez devoir tout recommencer par la suite. Une configuration des salaires doit exister dans le système pour le pays de votre entreprise et/ou votre région.

    Cette section dépend principalement de l'année civile.

    Cette section dépend principalement de la configuration salariale de votre pays, les sections et les champs peuvent donc être différents de ce qui sera décrit ici, mais c'est juste pour vous donner un exemple :

    • CLA
    • Tableau des contributions
      • Assurance accidents (LAA)
      • Assurance accidents complémentaire (LAAC)
      • Assurance accidents complémentaire - (LAAC - part excédentaire)
      • Assurance perte de gains
    • Tableau des salaires
    • Congés
    • Comptabilité

    Bien que vous n'aurez probablement pas besoin d'un guide pour les sections spécifiques, voici quelques explications pour le tableau des salaires et les sections de comptabilité :

    Section Table des salaires Les champs de la table suivants doivent être utilisés pour ajouter des lignes « événements spéciaux » qui ne concernent que l'employeur ou tous les employés pendant une période définie. Par exemple, si l'entreprise décide d'accorder une prime spéciale à la fin de l'année, ou décide d'attribuer une prime pour une certaine période de temps - vous pourrez définir tout cela dans cette section. Toutes les lignes ici apparaîtront sur le bulletin de salaire de l'employé, avec toutes les données.

    Tableau de comptabilité

    Ce tableau présente les colonnes suivantes :

    • Numéro de ligne
    • Nom de la ligne
    • Bilan
    • P&P - Exploitation
    • P&P - Administration

    Le but ici est de définir tous les comptes qui seront utilisés pour la génération et les calculs:

    • Numéro de ligne
      • Vous devriez trouver ici toutes les lignes que vous pouvez configurer pour votre entreprise, qui sont liées à un compte.
    • Nom de la ligne
      • Le nom des lignes de la colonne précédente.
    • Bilan
      • Dans le cas où la ligne demande une opération comprenant l'équilibrage d'un compte de bilan et d'un compte de résultat, vous pouvez définir le premier dans cette colonne. Un exemple serait toutes les charges sociales qui utiliseront le compte de Bilan « 2340 - Charges sociales (AVS-AI / AC / Amat) »
    • P&P - Exploitation
      • C'est la partie comptable du compte de résultat de la ligne, qui peut être équilibrée avec un compte de bilan (ou non, selon la ligne). La valeur « Section de groupe d'employés » (dans l'onglet Personnel de l'employé) définira quel compte utiliser ici : Exploitation ou Administration.
      • Le compte défini ici sera utilisé si la valeur de l'employé dans la section Groupe d'employés est définie à « Operations ».
    • P&P - Admin
      • Si la valeur de « Section du groupe d'employés » est « Administration », c'est le compte défini ici qui sera utilisé.
    • Tip : si le « Section de groupe d'employés » a plusieurs valeurs, un calcul sera effectué. Voici un exemple :

      Jean Robert a deux lignes définies dans la section Groupe d'employés, car il est le responsable du département des ventes (pour lequel il travaille à un taux de 80%) - mais il aide également ses collègues du département du marketing (pour les 20% restants de son temps de travail). Ainsi, la « Section de la catégorie des employés » pour Jean Robert a les valeurs suivantes :
      1. Administration - Factures de vente - 80.00
      2. Exploitation - Marketing - 20.00
      Les calculs prendront alors 80% du montant total calculé sur le compte mentionné dans « P&P - Administration », et 20% du montant total calculé ira sur le compte mentionné dans « P&P - Operations », avec la mention des Business Units correspondantes à chaque fois.
    Comment configurer les salaires des employés ?

    Dans la liste des contacts, trouvez les contacts qui ont le rôle d'employeur. Ouvrez le détail de ce contact. Dans l'onglet Personnel, sous le tableau Tarification des feuilles de temps, vous trouverez une liste déroulante Année civile : les options présentes ici dépendent du Pays de votre entreprise : dans notre système, les salaires sont configurés pour chaque pays, et ils sont basés sur les règles et les lois de chaque pays.

    • Dans la liste déroulante Année civile, sélectionnez l'année pour laquelle vous souhaitez configurer vos salaires.
    • Un « Cliquez pour ajouter » bouton apparaîtra. Cliquez dessus et vous verrez quatre différentes choses importantes :
      1. Un titre de date, similaire à ceux que vous avez déjà vus dans la page Détails des contacts, par exemple « 01/01/2017 - 31/12/2017 ».
      2. Un « Début d'emploi » champ de calendrier
      3. Un « Employment End » champ de calendrier
      4. Un « Copier la période précédente » bouton
    • Avec ces éléments importants, vous pouvez définir votre ou vos périodes de salaires. Vous ne pourrez pas générer des salaires à partir d'une période de salaire.
      Saisissez une date de début d'emploi, une date de fin d'emploi et vous êtes fixé.
    • NB : si vous devez créer plusieurs périodes salariales, vous pouvez procéder comme suit :
      1. Veillez à ce que la période précédente se termine avant la fin de l'année civile que vous utilisez (par exemple « 01/01.2017 - 30.06.2017 »), puis cliquez sur « Cliquez pour ajouter »
      2. Utiliser le bouton « Copier la période précédente » pour copier toutes les données de la période précédente pour celle nouvellement créée.
      3. Une nouvelle période de salaire a été créée, commençant le jour suivant la date de fin de la période précédente (dans l'exemple donné, la prochaine période de salaire commencerait le 01/07/2017). La date de fin par défaut sera le dernier jour de l'année civile (par exemple « 31/12/2017 »)
      4. Toutes les données des sections suivantes seront également copiées :
        • Informations salariales
        • Groupe d'employés
        • Mise en place de la fiche de paie
        • Tableau des fiches de paie
        • Notes du certificat de salaire

    Section Informations salariales

    • Type
      • Mensuel ou basé sur les feuilles de temps
    • Monnaie de la paie
      • La devise qui sera utilisée pour les calculs du salaire, car elle peut différer de la devise de l'entreprise.
    • Occupation du travail
      • (de 1 à 100 pour cent)
    • Vacances (...) heures par an à 100 % d'occupation.
    • Compte par défaut pour les paiements
      • Le compte qui sera utilisé pour payer les salaires de cet employé.
    • Source Tax
    • Montant du salaire
    • Payable à
      • Le compte bancaire de l'employé qui sera utilisé pour le paiement du salaire.
    • Capacité (...) heures par semaine.
      • Ceci sera utilisé pour les statistiques et les calculs des feuilles de temps, entre autres.
    • Groupe d'employés
      • L'entreprise peut définir plusieurs groupes d'employés lorsqu'elle a différents contrats d'assurance. Ce champ définit dans quel groupe d'employés le personnel appartient.
    • Région
    • Occupation totale
        Ce champ n'apparaît que si le drapeau Impôt à la source est activé. Il indique au système à quel taux la recette doit être imposée en fonction de l'occupation totale du travail de l'employé.
    • Barème de l'impôt à la source

    Section du groupe comptable

    • Groupe
      • Admin ou Opérations
    • Unité d'affaires
      • Le département ou le service de l'employé
    • Pourcentage
      • Temps passé à travailler pour le Département ou le Service, au regard du temps de travail à 100% de l'employé

    Tableau des fiches de paie

    • Ce tableau contiendra toutes les « Lignes de l'employé » pour le pays de votre entreprise, sur la base de la Configuration des salaires correspondante.
      Ces lignes sont des taxes ou des montants spécifiques qui sont calculés individuellement pour chaque employé, mais qui peuvent être modifiés dans certains cas. Vous pouvez également ajouter de nouvelles lignes pour les entrées qui ne concernent l'employé que pour une période définie. Par exemple, si le salarié bénéficie d'une prime de fin d'année, ou s'il a travaillé dans des conditions salariales spécifiques pendant une certaine période, vous pourrez définir tout cela dans ce tableau. Toutes les lignes ici apparaîtront sur le bulletin de salaire de l'employé, avec toutes les données.

      • Début
      • Fin
      • Ligne
        • Les lignes ici sont tirées des Configurations de salaire pour le pays de votre entreprise.
      • Description
        • Ceci apparaîtra sur le bulletin de salaire.
      • Les éléments suivants dépendront également de la configuration, mais vous n'aurez jamais à saisir toutes les valeurs : il peut s'agir d'une valeur ou d'un pourcentage, pas des deux.
        • Valeur
          • Employé
          • Employeur
          • Quantité
        • Pourcentage
          • Employé
          • Employeur
      • Bouton triangulaire d'action
        • Dupliquer
        • Supprimer
      • « Ajouter une nouvelle ligne » bouton

      Tip : la valeur sur laquelle se base le pourcentage est définie au niveau de la configuration, vous n'aurez pas à la saisir.

      Section Notes sur le certificat de salaire

      • Vous pouvez écrire ici des notes qui apparaîtront sur le certificat de salaire de l'employé.

      Et en bas de la page, vous trouverez deux boutons qui seront utilisés dans le certificat de salaire :

      • Transport gratuit pour se rendre au travail
      • Repas à la cantine/chèques-repas
    Comment gérer les catégories d'articles ?

    Les catégories d'articles sont très similaires, en termes d'utilisation, aux unités commerciales. Leur but est que les utilisateurs puissent catégoriser les articles qu'ils utilisent, à travers tout le système. Cela dit, si vous êtes déjà familiarisé avec le module des unités commerciales, vous pouvez facilement faire une lecture croisée de ce guide.

    Les catégories d'articles sont un élément essentiel du système.

    Le module, lorsqu'il est vide, ne montre qu'une ligne en haut, avec un bouton « Cliquer pour ajouter » sur le côté inférieur droit de la ligne. Sinon, vous verrez l'« arborescence » de toutes les catégories d'articles de votre entreprise.

    1) Comment créer une catégorie d'article :

    1. Utiliser le bouton « Cliquer pour ajouter »
    2. Dans la fenêtre popup qui vient d'apparaître, saisissez un nom pour votre catégorie.
    3. Pour poursuivre, cliquez sur « Créer » ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.Sinon, cliquez sur « Annuler » pour abandonner la création.
    4. La catégorie d'article nouvellement créée apparaît dans la liste.

    2) Pour modifier les catégories d'articles :

    • Déplacez votre catégorie (en utilisant le glisser-déposer) où vous le souhaitez.
    • Vous pouvez également changer son nom en double-cliquant dessus, ou en utilisant l'option « Modifier » dans la popup du triangle d'action. Ensuite, modifiez le nom dans la popup qui apparaîtra.

    3) Pour supprimer une catégorie :

    • Cliquez sur le Triangle d'action sur la même ligne que la catégorie d'article que vous souhaitez supprimer
    • Confirmer la suppression (Oui) ou l'abandonner (Non).
      • Note : vous ne pouvez pas supprimer une catégorie d'articles à laquelle sont attribués des articles : vous devrez d'abord retirer l'attribution des articles.

    4) Ci-dessous, vous trouverez un exemple (totalement inventé) d'arborescence des catégories d'articles :

    • Boissons
      • Alcoolisées
      • Jus de fruits
      • Sodas
    • Aliments biologiques
      • Les légumes
        • Étiquettes biologiques
        • Autres
      • Fruits
        • Étiquettes biologiques
        • Autres
    • Fast-Food
      • Hamburgers
      • Pizzas
      • Sushis
    • Epices
      • Epices séchées
      • Epices fraîches

    Vous pouvez créer autant de catégories d'articles que vous le souhaitez, les organiser avec autant de niveaux que nécessaire, les renommer, les supprimer.... Comme vous le souhaitez.

    5) Pour exporter la liste des catégories d'articles :

    • Cliquez sur le bouton « Export Data » en haut à droite de l'écran (sous le menu Avatar)
    • Le fichier est automatiquement téléchargé, avec un format Microsoft Excel (.XLSX).
      • Note : la hiérarchie des catégories d'articles ne sera pas affichée, les enfants seront seulement placés sous leurs parents (sur la base de l'exemple ci-dessus, vous verriez, par exemple :).
        • Alimentation biologique
        • Les légumes
        • Étiquettes biologiques
        • Autres
        • Fruits
        • (et ainsi de suite...)